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Flexkontor: Buchhaltung 2.0 mit FiBu Scan

Es ist ja immer ein leidiges Thema mit der Buchhaltung. Belege sortieren, zum Steuerberater bringen und dann keine Belege mehr im Büro zu haben, auf denen man etwas nachschauen möchte. Damit ist jetzt Schluss. Als ich letztens bei einem Bekannten war, hat er mir die Software FiBu Scan von Flexkontor vorgestellt.

Flexkontor Logo

Flexkontor Logo

Ich gebe zu, dass ich von dem Produkt bereits im letzten Jahr etwas gehört habe, aber so recht etwas darunter vorstellen konnte ich nicht. Da dachte ich noch, dass eine Finanzbuchhaltungs-Software für ein Unternehmen meiner Größe absolut überdimensioniert sei und habe das Thema zu den Akten gelegt. Bis Anfang 2013.

Flexkontor/FiBu Scan Anmeldung

Flexkontor/FiBu Scan Anmeldung

Was dieses Programm von denen unterscheidet, die ich bisher kannte, ist die Möglichkeit der digitalen Belegverwaltung. Ich bin ehrlich. Selbstverständlich hat mich auch der dazugehörige Dokumentenscanner schwer beeindruckt. 30 Soppel-Seiten (duplex!) pro Minute scannt dieses Büro-Monster (Avision 186+). Wer sich darunter nichts vorstellen kann, der bekommt in diesem Video vielleicht einen groben Eindruck:

Ganz nebenbei werde ich im Laufe der Zeit alle vorhandenen Belege und Dokumente digitalisieren, um dem papierlosen Büro wieder einen Stück näher zu kommen. Statt Aktenordner findet dann nur noch eine Aufbewahrung der Originale in Kartons statt.

Aber zurück zur Software: Auf Mandantenseite ist es erst einmal erforderlich, dass die Belege entsprechend gescannt werden. Dem Scanner ist es übrigens egal, ob es DIN A4 Seiten oder Kassenbons sind – lediglich Heftklammern mag er nicht.

Flexkontor/FiBu Scan Hauptseite

Flexkontor/FiBu Scan Hauptseite

Im Beispiel ist eine Telekom-Rechnung gezeigt (natürlich sind die vertraulichen Informationen entfernt). Nach dem Scanvorgang findet eine Automatische Datenerkennung statt, die wirklich außergewöhnlich gut funktioniert. Dabei werden die entsprechenden Daten nahezu aller Rechnungen den entsprechenden Werten (Rechnungsnummer, Datum, Summe, …) zu geordnet und auf der linken Seite angezeigt. Hier muss der Mandant lediglich die Daten überprüfen und bei fehlerhafter Erkennung korrigieren. Zusätzlich kann noch notiert werden, was gekauft wurde und welches Zahlungsziel die Rechnung hat. In der Praxis geht dieser Vorgang extrem schnell, sobald mal ein wenig Erfahrung im Umgang mit dem Tool hat.

Die Belege sind (wie im Bild gezeigt) jederzeit wieder digital Abrufbar. Das Dokument bekommt eine einmalige Dokumenten-Nummer, die auf dem Beleg vermerkt wird und dann wandert der Beleg ohne weitere Sortierung in einen Karton und wird nur dann gebraucht, wenn das Finanzamt eine Prüfung vornimmt.

In dem Moment, wo der Beleg im System erfasst ist, hat ihn auch der Steuerberater vorliegen. Als Mandant muss man sich um nichts weiter kümmern. Evtl. kann man Notizen hinzufügen, falls ein Beleg erklärungsbedürftig ist. Der Steuerberater übernimmt den kompletten Rest inkl. Verbuchung und kann seine Nachfragen ebenfalls in einer Notiz festhalten.

Nachfragen und Auswertungen kann der Steuerberater so immer in Echtzeit anhand des aktuellen Datenbestandes vornehmen.

Ebenfalls schön ist die so genannte Zahlungsvorschlagsliste.

Flexkontor/FiBu Scan Zahlungsvorschlagsliste

Flexkontor/FiBu Scan Zahlungsvorschlagsliste

Hierüber werden die Bankdaten (sofern die Bank HBCI unterstützt) abgeglichen und entsprechende Zahlungsvorschläge angezeigt, die nur noch abgeharkt werden müssen. Anhand von Rechnungsdatum und Zahlungsziel kann man auch selbst auf den ersten Blick sehen, um wie viele Tage eine Rechnung überfällig ist bzw. wie viele Tage man zur Begleichung noch Zeit hat.

Die Summen von Einnahmen, Ausgaben, Kasse und Konto werden ebenfalls angezeigt, so dass man schnell einen Überblick über die aktuelle Finanz-Situation des Unternehmens hat.

Alles in allem eine tolle Software: Und das zu einem mehr als fairen Monatspreis! Weitere Infos gibt es direkt auf www.flexkontor.de – Bitte schöne Grüße von mir ausrichten. Danke.

PS: Ich habe aus gegebenem Anlass alle vertraulichen Daten aus den Screenshots entfernt. Das Programm kann jedoch kostenlos testen, um sich selbst einen Eindruck zu verschaffen. Zusätzlich biete ich gerne eine LIVE-Demo in meinem Büro an.